En el ámbito empresarial, prevalece la idea de optimizar la productividad. Por ello, en la actualidad, las empresas concentran sus esfuerzos en la estandarización de procesos, ya que facilita la obtención de eficiencia, calidad y uniformidad en todas las actividades.
Considerando esta perspectiva, la estandarización de procesos actúa como el pilar fundamental de cualquier empresa que requiera delinear de forma precisa y clara sus actividades y procedimientos, con la meta de realizar cada tarea de una manera uniforme en todas las ocasiones.
Debido al auge de este tipo de procedimientos, AK Digital es una empresa que se especializa en transformación digital y que quiere implantar la cultura de la innovación de las empresas, al mismo tiempo que maximiza su rendimiento. Si te interesa conocerla importancia de contar con procesos estandarizados, cuáles son sus beneficios y cómo se pueden implementar en tus negocios, no te pierdas esta información.
¿Qué implica la estandarización de procesos?
Los procesos estandarizados son como una guía que siguen muchas empresas para llevar a cabo sus tareas de manera eficiente y uniforme. Consiste en establecer una secuencia de pasos seguidos, como un método, para cada actividad, que puede ser para la producción o, incluso, para la atención al cliente.
¿Qué ventajas ofrece tener procesos estandarizados?
Una preocupación constante de los propietarios es mantener la calidad de sus servicios. Con la estandarización de los procesos esta preocupación queda de lado, ya que te garantiza que las cosas se harán de igual manera. Además de eso, las siguientes con sus principales ventajas:
- Aumento de eficiencia: mejora los flujos de trabajo y elimina actividades innecesarias, incrementando así la productividad.
- Mejor calidad y consistencia: al adherirse a normas predefinidas se aseguran resultados confiables, minimizando la variabilidad y los errores, y mejorando notablemente la calidad de los servicios y productos.
- Facilidad de instrucción: la guía clara y concisa permite que los nuevos empleados se adapten rápidamente.
- Ayuda a tomar decisiones: conocer cómo se desarrollan las tareas al detalle apoya la toma de decisiones informadas y realistas, acelerando la resolución de problemas potenciales.
- Facilidad de implementación de cambios: tener todo ordenado y preciso facilita determinar cómo impactarán los cambios y mejoras analizadas.
¿Cómo se implementa la estandarización de los procesos?
Para estandarizar los procesos dentro de una empresa, es esencial considerar diversos factores, como las necesidades particulares de la compañía. A continuación, se presentan los pasos más fundamentales:
Identificación de los procesos clave
El primer paso consiste en identificar los pasos de los procesos más cruciales dentro de la empresa. Para hacerlo, es beneficioso utilizar diagramas de flujo (básicos y multifuncionales) y mapas detallados, ya que esto te permitirá evaluar cada etapa y tarea, identificar fortalezas, debilidades, cuellos de botella e incluso oportunidades de mejora.
Definición de los objetivos
Determina qué deseas alcanzar en cada proceso (calidad, tiempo, costo, etc.). Una vez identificado, será esencial elaborar documentos informativos que detallen los pasos, los responsables y los criterios de desempeño. Finalmente, es fundamental definir las KPI, ya que mediante ellas se evalúa el éxito de cada proceso.
Documentación, formación y comunicación entre equipos
Elabora manuales concisos, claros y detallados, que sean fáciles de seguir y comprender. En estos manuales, cada paso y tarea debe estar descrito, permitiendo detectar fácilmente cualquier fallo que pueda surgir. Además, son útiles para entrenar a los equipos involucrados, asegurando que todos conozcan los nuevos estándares. Para conseguirlo, la comunicación es esencial, por lo que es importante usar diversos canales para mantener informados a todos, siendo la nube una herramienta valiosa.
Puesta en práctica
Es aconsejable comenzar con un programa piloto, introduciendo los nuevos procesos a pequeña escala, lo que permite corregir posibles problemas antes de extenderlos a toda la empresa. Además, es fundamental para una transición gradual, trasladando todo a una nueva estructura sin que se perciba demasiado el impacto.
Supervisión y mejora continua
Es necesario evaluar periódicamente las KPI para compararlas con los objetivos previamente establecidos. Si se encuentran desviaciones, se deben identificar sus causas y tomar las acciones necesarias para corregirlas.
Estandarización de procesos con AK Digital: lleva tu empresa al siguiente nivel
Tener procesos estandarizados va más allá de solo documentar tareas de manera uniforme. En efecto, se trata de establecer criterios claros de desempeño, evaluar el éxito mediante métricas y asignar responsabilidades específicas a los equipos implicados.
Desde mejorar el flujo de trabajo hasta incrementar la satisfacción del cliente, la estandarización de procesos es crucial en el entorno actual, y compañías como AK Digital la hacen realidad. Esta firma domina las herramientas tecnológicas de integración que te permiten lograr eficiencia y optimizar la productividad de tu empresa mediante la optimización de procesos.
Si deseas conocer cómo AK Digital puede contribuir a llevar tu empresa al siguiente nivel y aprovechar los beneficios de los procesos estandarizados, no dudes en contactarlos a través de su sitio web.
